Trải nghiệm “kinh hoàng” khi show diễn ngoài trời gặp mưa lớn: Khán giả khổ một, người tổ chức sự kiện khổ mười!

Vốn là một thương hiệu lễ hội âm nhạc quen thuộc với khán giả Gen Z, Những Thành Phố Mơ Màng những năm qua luôn thu hút hàng nghìn khán giả với mỗi đêm nhạc. Xuất phát điểm từ một đêm nhạc indie, Những Thành Phố Mơ Màng dần phát triển với nhiều đêm diễn trong một năm, các địa điểm tổ chức cũng trải dài khắp 3 miền.

Tuy nhiên, đêm nhạc diễn ra vào tối 20/4 vừa qua tại công viên Yên Sở (Hà Nội) đã gặp phải sự cố đáng tiếc do điều kiện khách quan buộc show phải dừng giữa chừng. Cụ thể, khi hàng nghìn khán giả đang đắm chìm trong âm nhạc thì xuất hiện giông lốc mưa lớn. Điều này khiến BTC buộc phải dừng chương trình, sơ tán để đảm bảo an toàn cho hàng nghìn khán giả đến tham dự. Ngay sau khi buộc phải kết thúc chương trình, BTC cũng nhanh chóng đăng bài xin lỗi cũng như có phương án giải quyết đền bù cho hàng nghìn khán giả khi không thể trải nghiệm trọn vẹn show diễn. Thế nhưng MXH đang bùng lên những tranh luận của khán giả trẻ sau bài đăng về phương án giải quyết sự cố của BTC show Những Thành Phố Mơ Màng. Chuyện gì đang xảy ra?

Trải nghiệm “kinh hoàng” khi đi fest trời mưa

Cho đến trước đêm diễn Những Thành Phố Mơ Màng vào tối 20/4 vừa qua, các sự kiện của đơn vị này vẫn diễn ra khá suôn sẻ trong điều kiện thời tiết thuận lợi. Có show được diễn ra ở địa điểm trong nhà, nhưng thời gian gần đây, Những Thành Phố Mơ Màng thường xuyên được tổ chức tại địa điểm ngoài trời là Công Viên Yên Sở. Tình huống gặp mưa giông lớn nằm ngoài kiểm soát của BTC, đây là 1 sự cố bất khả kháng khiến ai nấy đều thông cảm vì không ai muốn sự kiện hàng nghìn người lại diễn ra trong điều kiện thời tiết xấu.

Khu vực diễn ra show diễn nằm bên trong Công Viên Yên Sở. Đây là bãi cỏ trống rất lớn, phù hợp tổ chức festival với quy mô lên tới hàng chục nghìn người. Tuy nhiên, khi trời đổ mưa, thì toàn bộ khu vực bãi đất cỏ sẽ trở nên nhớp nháp, bùn lầy rất bẩn, khu đất rộng nên di chuyển cần phải rất cẩn thận, dễ bị ngã. Trời mưa lớn nên khán giả lập tức chạy vào nơi có mái tuy nhiên với quy mô từ 10 - 12 nghìn khán giả thì không thể nào đáp ứng đủ chỗ có mái trú mưa cho tất cả mọi người.

Trên MXH, khán giả liên tục kể lại trải nghiệm đáng sợ tại buổi tối diễn ra show ngày 20/4. Đang xem show thì trời đổ mưa, người cầm ô người đội áo mưa, người chạy đi tìm chỗ trú mưa. Trời tối và mưa to, số lượng khán giả lớn nên di chuyển ra ngoài rất khó khăn. Nhiều khán giả chia sẻ lại trải nghiệm khi ấy về việc khi trời mưa lớn, BTC đã lập tức cắt điện tuy nhiên không có lời thông báo đến khán giả, không một lời trấn an, không một lời hướng dẫn từ người có trách nhiệm dẫn đến tình trạng hỗn loạn mạnh ai người nấy chạy để trú mưa. MC không thực hiện đúng nhiệm vụ về việc cập nhật cho khán giả tại khu vực nên làm gì và BTC hướng dẫn ra sao.

Thời tiết quá khắc nghiệt trong đêm diễn tối 20/4.

Một số chia sẻ của các bạn khán giả trẻ về trải nghiệm show diễn dưới đêm mưa:

- Tôi là một người hứng chịu 3 trận đại hồng thuỷ hôm qua và tôi có 1 số bức xúc như này. Sau trận mưa đầu tiên, BTC không có lên tiếng xem nếu mưa thì khán giả phải sơ tán đi đâu mà chỉ lên set diễn của Vũ. Lần mưa thứ 2, mưa rất to, sân khấu tắt hết đèn và không có 1 ai hướng dẫn chúng mình phải sơ tán đi đâu, chỉ có những người trên sân không kịp chạy đi trú (mà thậm chí còn chẳng có chỗ trú) đứng run sợ trên cái bãi cỏ đấy, vừa mưa to, vừa sấm chớp sét đánh đùng đùng, không ánh sáng, không hướng dẫn, không sóng điện thoại, chúng mình chỉ biết ngồi đó niệm Phật cho tạnh mưa và không bị sét đánh. Sau trận mưa đó chúng mình vẫn nán lại xem có diễn tiếp hay đi về, BTC có thể ra báo 1 tiếng là show huỷ và sẽ giải quyết sau nhưng mà không. Chỉ lặng lẽ cất đồ và bảo an đuổi bọn mình về, bảo lên page xem nhưng mà trong đó không có sóng ý, đến lúc ra lấy xe cũng hỗn loạn. Nói chung là 1 đêm kinh hoàng ở công viên Yên Sở.

- Xin được chia sẻ thêm, mình còn gặp những người cha người mẹ đi với con cái tầm tuổi chỉ từ 10 đến 15 tuổi, phải khóc vì mưa quá lớn và trú nương tựa vào nhau, đây là tình trạng chung của nhiều bạn đi show, họ cảm thấy không được an toàn và che chở khi có biến cố xảy đến mà họ không được BTC, một người mà họ trả tiền cho chuyên môn về khoản tổ chức sự kiện bảo đảm họ sẽ có một khoảng thời gian tốt và dĩ nhiên là an toàn lại trong cái hoàn cảnh đó dường như là không có động tĩnh gì mà mặc kệ mọi người chạy tán loạn.

- BTC thì bảnh nghĩ sau case này thật sự nên xem lại cách xử lý và quản trị rủi ro show ngoài trời như thế này. Chương trình như không có Event Manager vậy, gần như chỉ có khán giả tương tác với nghệ sĩ còn phía BTC không có 1 tẹo điểm chạm nào. Thời điểm xảy ra mưa đợt 1 (mưa tạt cũng không kém đợt 2 đâu), cư dân cũng đứng 1 lúc hứng mưa xong to quá mới chạy đi tìm chỗ trú. Trong suốt quá trình đấy phía BTC cũng không có ai đại diện lên tiếng trấn an!

BTC Những Thành Phố Mơ Màng buộc phải dừng show và cách xử lý đền bù gây tranh luận

Ngay tại hiện trường, BTC đã quyết định cắt điện, sơ tán khán giả để đảm bảo an toàn dù show diễn còn rất nhiều nghệ sĩ hot chưa biểu diễn. Sau đó trên fanpage của show, BTC cũng đã có bài đăng thông báo dừng show để khán giả nắm được. Chưa dừng lại ở đó, BTC show Những Thành Phố Mơ Màng cũng đã nhanh chóng đưa ra phương án giải quyết, đền bù cho khán giả để khắc phục sự cố.

Đầu tiên, BTC quyết định sẽ tổ chức lại một đêm nhạc hoàn toàn mới tại Hà Nội vào tháng 7 với đầy đủ 5 nghệ sĩ/ nhóm nhạc chưa trình diễn gồm: Chillies, Low G, Obito, Tlinh, Grey D cùng các nghệ sĩ khác. Với những khán giả đã mua vé tham dự đêm 20/4 vừa qua, họ sẽ không được hoàn theo quy định từ BTC, tuy nhiên sẽ được giảm 40% tiền vé khi mua vé show tháng 7 chuẩn bị được công bố.

Show diễn tháng 7 đã nhanh chóng được công bố với 5 nghệ sĩ chưa trình diễn cùng 4 nghệ sĩ mới.

Phương án này của BTC đã tạo nên 1 luồng tranh luận. Đa số ý kiến khán giả đều đồng tình, cho rằng đây là cách giải quyết hợp tình, hợp lí và là phương án tốt nhất có thể đưa ra lúc này. Tuy nhiên vẫn có một số ý kiến phản biện cho rằng đây là cách tính toán không hề nghĩ đến khán giả, chỉ lo về cho lợi nhuận của chương trình. Nhiều người giải thích rằng việc giảm giá vé 40% như thế tức là họ vẫn phải chi 60% tiền vé, không phải ai cũng có nhu cầu, sẵn sàng chi tiền để xem show tiếp theo. Nhiều người mong muốn BTC cần phải có thêm phương án hoàn trả tiền vé cho những khán giả không có nhu cầu xem tiếp show tháng 7.

Một số bình luận đáng chú ý của các khán giả không hài lòng về cách giải quyết như BTC show đưa ra:

- Tôi đã bỏ tiền ra để mua vé đi xem full line-up show này rồi. Vì lí do huỷ show nên tôi không được xem các headliner. Sau đó, tôi lại phải bỏ ra gần 500k mua vé đi một show nữa để xem các headliner. Điều này đồng nghĩa rằng tôi sẽ phải bỏ gần gấp đôi số tiền gốc chỉ để tốn thêm thời gian, công sức, đứng nắng đứng mưa đi nghe các headliner của show tôi đã bỏ tiền ra để được xem họ biểu diễn. Thế còn những bạn đã bỏ ra hơn 600k để mua vé nhưng chưa được nghe và không thể tham gia vào show tháng 7 thì coi như mất trắng à?

- Dưới góc độ của những người tham gia thì họ đang không được đền bù một cách đồng đều. Đúng sẽ có những người mà sẽ tham gia show tiếp, không phủ nhận điều đấy, thế nhưng BTC lại không cho mọi người lựa chọn của việc không tham gia show, dẫu cho cái sự cố kinh hoàng của ngày hôm qua, mà dường như để có thể mà được lấy lại quyền lợi về mặt kinh tế của mình, cư dân phải trả thêm tiền một lần, còn những người mà quá sợ để tham gia thì phải chấp nhận rằng mình sẽ mất đi toàn bộ giá trị của đồng tiền của mình, mà hầu hết trong số đó là sinh viên và người đi làm, những người mà 700k là rất lớn chứ không phải chuyện nhỏ.

- Cách giải quyết của Mơ Màng làm mình khá là khó hiểu. Mọi người nếu đứng trên góc độ là BTC thì sẽ thấy rằng là những khủng hoảng như này vô cùng tốn kém về mặt chi phí và sức người, cũng như là điều mà không ai muốn cả vì ai cũng mong bất cứ chương trình gì cũng đều thành công. Thế nhưng quyết định này của BTC có thể được đánh giá là khá vội vàng và chưa được cân nhắc đủ lâu để có thể được công bố. Đầu tiên đây sẽ là một thiệt hại lớn cho BTC về mặt kinh tế. Dám chắc với mọi người rằng số lượng người sẽ đi lại show đấy sẽ còn ít đâu đấy chỉ tầm 200-300 người, rất rất ít so với hôm 20/4 là khoảng 3000 người, đơn giản bởi vì trải nghiệm hôm qua là vô cùng đáng sợ với nhiều người và đủ để khiến cho họ mất niềm tin vào BTC mặc dù về lý thì không phải là lỗi của BTC. Nếu mà số lượng người ít hơn như vậy cộng với việc giá vé vẫn còn 60% thì chắc chắn là BTC chỉ có 2 hướng để tổ chức chương trình, một là downscale chương trình đồng nghĩa với việc chất lượng chương trình giảm, điều này sẽ làm cho các cư dân mà còn tin tưởng BTC sẽ đền bù xứng đáng cho số tiền mà họ bỏ ra mất niềm tin vào BTC (dù gì thì nói 420k là số tiền khá lớn cho những học sinh sinh viên và người đi làm bình thường) từ đó có thể nói là sinh ác cảm cho show nói chung. Thứ hai là họ giữ được chất lượng của show cho số lượng người ít, tức chấp nhận lỗ để có thể đền bù xứng đáng cho Hà Nội. Dẫu sao thì 2 điều trên đều có tốt và xấu nhưng mà có một điểm chung là dù tốt hay xấu khán giả cũng sẽ chỉ có một lựa chọn duy nhất là trả thêm tiền.

- Mình mong BTC cũng sẽ có thêm lựa chọn refund dành cho những người không thể đi vào NTPMM tháng 7 sắp tới để thật sự thấy rằng họ là những nhà làm sự kiện chứ không chỉ là một công ty giải trí thuần lợi nhuận.

Show diễn ngoài trời gặp sự cố thiên tai bất khả kháng: Khán giả khổ một, BTC khổ mười

Từ sự việc này, trên Threads và các hội nhóm về tổ chức sự kiện đã bùng lên 1 đề tài thảo luận về việc: Khi gặp sự cố bất khả kháng (như thời tiết, thiên tai như NTPMM), người tổ chức sự kiện nên làm gì để xử lý hợp tình - hợp lý cho cả BTC lẫn trải nghiệm khán giả?

Chủ đề này đang nhận được sự quan tâm lớn từ các bạn trẻ, đặc biệt là các bạn Gen Z đang học tập, làm việc trong ngành truyền thông - marketing, tổ chức sự kiện. Những người trong nghề cũng lên tiếng bày tỏ về tình cảnh mà BTC show Những Thành Phố Mơ Màng đang gặp phải, và đưa ra góc nhìn nếu rơi vào hoàn cảnh đó, họ sẽ xử lý như thế nào.

Tài khoản MXH Threads hoangdvq.5430 cho biết: “NTPMM là chuỗi festival có thể nói là thành công nhất nước, và là lớn nhất trong phân khúc. Việc họ chủ quan yếu tố thời tiết với một sân khấu không có mái che, rất nhiều đèn và màn led hở dưới thời tiết khắc nghiệt của đầu mùa hè ở HN là chuyện khó thông cảm được. Cơn mưa hôm qua là một yếu tố bất ngờ, nhưng xét cho cùng thì chỉ là giọt nước tràn ly. Những động thái xoa dịu dư luận được đưa ra rất nhanh. BTC ngay lập tức nhờ các nghệ sĩ lên bài thông cáo báo chí và công chúng để tránh vỡ trận truyền thông, phương án đền bù cũng được đưa ra rất nhanh trong đêm. Bên cạnh đó, BTC cũng nhấn mạnh vào angle yếu tố bất khả kháng để giảm áp lực trách nhiệm vào BTC. Về phương án đền bù, việc giảm giá sự kiện tiếp theo cho những người đã mua vé là lựa chọn hợp lí duy nhất mình nghĩ ra. Tuyệt đối không thể refund, vì nó ảnh hưởng đến dòng tiền và ngay lập tức làm tê liệt hoạt động kinh doanh. Tuy vậy, việc quyết định làm thêm một chương trình mùa hè nữa tại Hà Nội có phần là hơi rướn, và được quyết định khá vội vàng, chưa kể tháng 7 là tháng khắc nghiệt nhất của Hà Nội. Nếu ba chương trình tới NTPMM không đạt được KPI về số vé bán ra, thì BTC sẽ thực sự gặp khủng hoảng về dòng tiền, phải tìm phương án khắc phục hoặc chiến lược rút lui. NTPMM là một đơn vị kinh doanh đã đạt được những thành công mà nhiều người thế hệ trước và sau đều chưa làm được. Khả năng họ vượt qua được chặng mùa hè là rất cao, nên hi vọng đây chỉ là một bài học không quá đắt”.

Ảnh: @phomday

Anh Phạm Xuân Quý - một người có nhiều năm kinh nghiệm hoạt động trong ngành tổ chức sự kiện và truyền thông đã viết 1 bài đăng dài, bày tỏ thông cảm với BTC NTPMM. Anh Quý cho biết: “Tất nhiên, đã làm sự kiện, và làm nhiều lần như NTPMM thì việc đề phòng rủi ro và các phương án cũng sẽ được bàn tính trước mỗi chương trình. Tuy vậy, người tính không bằng trời tính, mình hiểu suy nghĩ, cách xử lý của BTC NTPMM. Mình không bình luận về việc nó đúng hay sai, bởi vì việc này nó tuỳ hoàn cảnh, tình huống và những ràng buộc khác từ phía BTC cũng như các đối tác xung quanh và cả khán giả nữa. Chỉ có họ mới là người hiểu rõ nhất cần phải làm gì và làm như thế nào để phù hợp với bối cảnh đó.

Mình chỉ nghĩ đến 1 điều: Nếu mình trong hoàn cảnh ấy thì sao? Thật khó để nói trước được điều gì, vì BTC là đơn vị đứng giữa quyền lợi của nhiều bên, làm sao để lợi ích hài hoà, rủi ro chia sẻ là 1 điều thực sự khó. Mà lại cần phải giải quyết điều này trong 1 thời gian rất ngắn, thì lại càng khó khăn hơn. Thời tiết mưa như ngày hôm qua có thể coi là 1 điều bất khả kháng, vì thế BTC cần phải off tất cả các thiết bị điện sân khấu để đảm bảo an toàn. Và điều này được diễn ra ngay lập tức, sự việc sau đó có chút lộn xộn tuy nhiên mọi người đều an toàn ra về trong thời tiết bất ổn như thế là 1 sự thở phào với BTC…”

Anh cũng có những góp ý cho BTC rằng điều mà họ nên đặt trọng tâm là khán giả chứ không phải lợi nhuận bị thiệt hại. Anh cũng nhắc thêm về trường hợp Tuấn Hưng cách đây 1 tuần và cho rằng với các chương trình, việc chịu thiệt về mình nhưng để khán giả có trải nghiệm tốt hơn chưa bao giờ là sai về mặt lâu dài: “Nhớ lại 1 case cách đây cũng vừa khoảng 1 tuần, ca sĩ Tuấn Hưng cũng đã tuyên bố hoàn lại tiền cho khán giả đến với đêm diễn khi mà anh hát không tốt, trước đó Tuấn Hưng cũng có nói sẵn sàng giảm catxe nếu show không bán được vé.

Cũng không thể so sánh 2 trường hợp này với nhau vì hoàn cảnh và vị trí khác nhau, thế nhưng, nếu như khi xảy ra rủi ro mà các bên có thể ngồi lại và vì khán giả thì chắc chắn tất cả chúng ta sẽ không bao giờ thiệt, bởi chúng ta sẽ cần đi một chặng đường dài và xa hơn nữa, thì sự tin yêu và ủng hộ của khán giả là điều vô cùng cần thiết.”

Ảnh: @e.frop.

Liên hệ trao đổi thêm cùng anh Phạm Xuân Quý, anh cũng có chia sẻ thêm về kinh nghiệm cá nhân khi làm show của anh để đối phó trước các tình huống bất khả kháng: “Đối với 1 số chương trình sắp tới thì bên anh có bố trí người hướng dẫn khán giả, truyền thông về các tình huống và cách xử lý cho khán giả trước sự kiện về các rủi ro có thể gặp phải. Tình huống thời tiết không thuận lợi sẽ chuẩn bị áo mưa, loa tay để hướng dẫn và những vị trí trú mưa cho lượng khán giả phù hợp. Vì không phải ở đâu và sự kiện nào cũng có thể lắp được hệ thống nhà giàn che mưa cho toàn bộ khu vực khán giả.

Cũng may là từ trước đến nay anh chưa gặp case nào tương tự về rủi ro, tuy nhiên lúc nào team tổ chức cũng sẽ chuẩn bị từ việc thời tiết nóng đến áo mưa hoặc ô cho khách khi thời tiết bất lợi. Nhưng nếu gặp phải tình huống không như ý thì đầu tiên phải thật bình tĩnh, phán đoán sự việc. Những vấn đề nằm trong các plan trước đó thì xử lý theo kế hoạch đã đề ra. Ngoài ra, cũng có những vấn đề không lường trước được thì cần xử lý theo thứ tự ưu tiên con người trước rồi mới đến tài sản. Quan trọng là cần giữ được bình tĩnh mới suy nghĩ sáng suốt để tìm được giải pháp.”

Nói thêm về quan điểm giải quyết khi 1 show diễn lâm vào cảnh phải refund vé, anh cho biết: “Cái chính là việc xem xét quyền lợi của khán giả. Điều này cũng sẽ tùy thuộc từng hoàn cảnh, nhưng cơ bản khán giả nếu là người bỏ tiền để mua vé xem chương trình thì cần đảm bảo quyền lợi khán giả tốt nhất, từ đó cùng các bên đối tác thống nhất cách giải quyết sao cho phù hợp.

Việc làm này không phải là dễ dàng do từng chương trình có các NTT, đối tác khác nhau cũng cần đảm bảo quyền lợi. Vì thế đây có thể được coi là 1 rủi ro mà đơn vị BTC cần chấp nhận chịu thiệt trong ngắn hạn để đi chặng đường dài. Việc refund đã là 1 thiệt hại tài chính đối với BTC rồi, vì cơ bản họ vẫn phải trả các chi phí cho các đối tác, nhà cung cấp và nghệ sĩ. Tuy nhiên, những vấn đề này có thể thương lượng, và nếu như có những điều kiện được thể hiện trước trong hợp đồng hợp tác cũng như điều khoản chính sách hoàn hủy vé của khán giả trước đó thì mọi việc sẽ dễ dàng xử lý hơn. Vì thế, các đơn vị tổ chức cũng cần đưa ra tình huống này trong thỏa thuận với cả nhà cung cấp và với mỗi giao dịch về vé với khán giả. Việc thương lượng cũng sẽ cần thống nhất kế hoạch đề bù, kế hoạch triển khai tiếp, và kéo giãn kế hoạch thanh toán của sự kiện này để có thể tạo dòng tiền xử lý hậu quả. Tóm lại, mấu chốt là khoanh vùng, giãn nợ, thương lượng và tạo dòng tài chính mới".

Nói riêng về cách thức xử lí của NTPMM, anh Quý nhận định: “Ở BTC NTPMM mình thấy có 1 vấn đề trong khâu xử lý đó là lên thông báo quá sớm cho kế hoạch show tiếp theo, mà đây là rủi ro khách quan chứ không phải chủ quan nên tất cả các bên đều có thể hiểu và thông cảm. Điều này nên được thực hiện sau khi đã thỏa thuận nhiều bên và đặt lợi ích khán giả lên trên thì sẽ không gặp phải khủng hoảng truyền thông. Mà bài toán lúc này sẽ đơn giản hơn khi quay về nội bộ.

Cuối cùng, bất kỳ cá nhân hay tổ chức nào cũng không thể nói hay được khi đứng trước tình huống rủi ro và phải trải qua nó. Vì thế tất cả những ý kiến này là hoàn toàn mang tính chất nhìn nhận cá nhân, bản thân anh luôn trân trọng những cố gắng nỗ lực của tất cả các BTC chương trình mong muốn mang đến những trải nghiệm tốt nhất dành cho khán giả. Không phải vì 1 vài rủi ro để đánh giá hoặc suy xét những cố gắng khác trước đó. Và phải đối diện thực tế trong hoàn cảnh đó thì mỗi người!”.